Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, на документе делается отметка “Лист согласования прилагается”.
Внешнее согласование осуществляется в следующем порядке:
- с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих при издании документа или (когда содержание документа затрагивает их интересы);
- с общественными организациями – в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль, в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);
- с вышестоящими организациями, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.
3.3.6. Утверждение документа
Способом введения документа в действие является его утверждение.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения, либо с момента, указанного в распорядительном документе.
Документы, издаваемые в университете, приведённые в приложении 11, утверждаются ректором или проректорами университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится двумя способами:
- проставлением грифа утверждения,
- изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Положения об институтах, центрах, факультетах, кафедрах, структурных и иных подразделениях университета подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу с момента их утверждения.
Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова, УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения: УТВЕРЖДАЮ