Сообщения, передаваемые электронной почтой, используются для пересылки сообщений между средствами ЭВТ (электронно-вычислительной техники) внутри одной организации, между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Адресат электронной почты получает изображение документа на экране ПК или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи принтера.
Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный “почтовый ящик”, которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям, изложенным в разделе служебное письмо.
3.4.10. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.
Заявление может быть написано от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в данной организации.
Реквизиты заявления:
- наименование вида документа – заявление,
- дата,
- адресат (кому направлено),
- от кого направлено,
- текст,
- подпись,
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Образец формы заявления приведен в приложении 20.
3.4.11. Докладная, объяснительная, служебная записки – информационно-справочные документы.
Докладная записка может быть адресована руководителю своей организации, в вышестоящую организацию или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной.
Внутренние записки пишутся от руки, подписывает автор-составитель, внешние оформляются на общем бланке организации формата А4, подписывает руководитель организации (приложение 20). Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения организации или должностного лица.