Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяются стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
Для автоматизации документирования в университете введена Единая телеинформационная система (ЕТИС). Порядок эксплуатации и пользования указанной системой устанавливается соответствующими приказами ректора.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.
4.1. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.
Движение документов в университете должно быть управляемым, оперативным, регламентированным технологической схемой движения документов.
Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления университета.
Требования, предъявляемые к документообороту:
- прямоточность движения документов – документ кратчайшим путём попадает исполнителю, возвратные перемещения документа исключены;
- распределение документов ректору, проректорам, руководителям структурных подразделений согласно их функциональным обязанностям;
- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
4.2. Документооборот состоит из следующих потоков:
1. Поступающих (входящих) документов (вышестоящих организаций, подведомственных и неподчинённых учреждений);
2. Отправляемых (исходящих) документов (вышестоящим организациям, неподчинённым, нижестоящим и общественным организациям, отдельным гражданам);
3. Внутренних документов, которые обеспечивают решение задач университета (приказы, распоряжения, протоколы, решения, акты, докладные записки и т.д.). Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений, факультетов, отделов.