Объём документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определённый период времени.
5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ.
5.1. Организация контроля.
Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение зарегистрированных документов.
Все поступающие на имя ректора и в адрес университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контролю за исполнением документов подлежат также наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, решения Учёного совета и т.д.).
Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль за исполнением документов может осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.
Контроль исполнения документов включает следующие этапы:
- постановка документа на контроль (руководитель (ректор, проректор) делает отметку на документе «КОНТРОЛЬ» или «К», определяет исполнителей, срок исполнения, ставит дату и подпись).
- заполнение работником общего отдела регистрационно-контрольной карточки (приложение 23).
- своевременное доведение документов до исполнителей работником общего отдела (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);
- проверка и регулирование хода исполнения документа путём напоминания ответственным исполнителем специалисту о приближении срока окончания работы над документом – за 10 дней, 5 дней и 2 дня;
- регулярное информирование соответствующих руководителей о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях исполнителями.
Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений.