Инструкция по делопроизводству - стр. 30
Снятие с контроля зарегистрированных документов в общем отделе производят работники общего отдела путём проставления в журнале регистрации номера и даты письма-ответа (или переносят РКК из контрольной картотеки в справочную), а в структурном подразделении - лицо, ответственное за делопроизводство подшивает исполненный документ в дело.
Снять документ с контроля может только должностное лицо, которое поставило его на контроль, или ректор.
6. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ.
6.1. Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и сортируется работником общего отдела. Проверяется целостность конвертов, упаковки бандеролей и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.
6.2. Документы сортируются на нерегистрируемые (приложение 23) и регистрируемые.
Цель регистрации документов:
- обеспечить их учет,
- контроль,
- быстрый поиск.
Регистрация документа включает:
- проставление даты, регистрационного номера,
- запись краткого содержания документа.
Главное назначение регистрации документов:
- придание им юридической силы,
- подтверждения факта их поступления,
- создание регистрационно-справочного аппарата.
6.3. Документы, поступившие в адрес университета на имя ректора, проректоров, главного бухгалтера вскрываются (если на конверте не указано «Лично в руки») работником общего отдела. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в 2-х экземплярах, один экземпляр акта прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
Конверты сохраняются в том случае, если:
- адрес указан только на конверте,
- дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени,