Инструкция по делопроизводству - стр. 32
6.8. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель в нижней части первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в соответствующее дело.
7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ.
7.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию.
7.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
7.3. Документы, подписанные ректором и проректорами, адресованные в вышестоящие и иные организации, регистрируются в общем отделе и доставляются адресатам в пределах города - курьером, в другие города – делопроизводителем общего отдела через отделение почтовой связи.
Делопроизводитель перед отправкой корреспонденции должен проверить правильность ее оформления и адресования. Конвертирование писем производится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях; упаковка бандеролей производится делопроизводителем общего отдела, отвечающим за отправку исходящей корреспонденции.
7.4. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах университета.
7.5. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки, заявления) рассматриваются теми лицами, кому они направлены. Прохождение документа до исполнителя обеспечивается заявителем или лицом, подготовившим документ.
8. РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.
8.1. Регистрация документов.
Регистрация документов в университете производится децентрализовано.
В общем отделе регистрируется - входящая корреспонденция:
- на имя ректора, проректоров,
- адресованная в университет, без указания конкретного адресата,
- правительственная;
исходящая - от имени ректора, проректоров университета, ответ на запрос, подписанный руководителем структурного подразделения;